KENDAL - Mutu layanan publik dari OPD pemerintah daerah sering mendapat sorotan karena menyangkut kecepatan, ketepatan dan tercovernya kebutuhan masyarakat. Layanan publik yang baik sangat ditentukan bagaimana tata laksana dalam birokrasi pemerintahan terkait proses bisnis (koordinasi dan komunikasi yang menghasilkan ouput).

Hal tersebut menjadi salah satu bahasan dalam kegiatan Sosialisasi lambang Daerah dan Penyusunan Peta Proses Bisnis Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kendal Tahun 2019, Selasa (2/4/2019) di Ruang New Operation Room Setda Kendal. 

Wakil Bupati Kendal, terkait soal proses bisnis atau menejemen antar unit organisasi di tiap OPD (Organisasi Pemerintah Daerah) mengatakan, perlu ditata kembali sehingga peningkatan pelayanan publik dapat meningkat mutu atau kualitasnya. "Setiap unit organisasi yang ada dalam sebuah instansi pemerintah perlu melakukan tugas dan fungsi yang terkoordinasi dan terintegrasi dengan unit organisasi lainnya. Sebab, koordinasi antarunit organisasi ini merupakan faktor penting dalam pencapaian visi, misi, dan tujuan instansi pemerintah secara keseluruhan," terang Wabup Masrur.

Lebih jauh antara lain dijelaskan bahwa Pemkab Kendal perlu menyusun peta bisnis peta sebagai serangkaian aktivitas kerja terstruktur yang menggambarkan keterkaitan antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya yang menghasilkan keluaran aktivitas sesuai dengan kebutuhan pengguna atau penerima layanan. Peta ini merupakan turunan dari visi, misi, dan tujuan dari setiap instansi baik kementerian, lembaga, atau pemerintah daerah.

Tujuan penyusunan peta proses bisnis ini menurut nara sumber sosialisasi, Indri Hapsari, SSTP, MPA ( KSB Tata Laksana pada Biro Organisasi Setda Prov Jateng ), adalah agar instansi pemerintah melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien. Dengan penyusunan peta ini instansi pemerintah akan mudah mengomunikasikan proses bisnisnya, baik ke pihak internal maupun eksternal. Hal yang terpenting lagi, peta ini merupakan aset pengetahuan yang merupakan sumber informasi bagi para pengambil keputusan.

Selain itu, peta proses bisnis dapat menjaga masing-masing unit organisasi instansi untuk tetap berjalan pada koridornya masing-masing. Artinya, setiap unit organisasi dalam instansi pemerintah tidak tumpang tindih lagi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Dengan adanya panduan setiap kementerian, lembaga, atau pemerintah daerah akan memiliki acuan dalam menyusun peta proses bisnis yang menggambarkan keterkaitan dan hubungan kerja tersebut.

Peta proses bisnis dapat disusun dengan bantuan diagram. Diagram ini dapat disusun dengan dua pendekatan, yaitu pendekatan business process modelling and notation dan pendekatan flowchart. Setiap instansi pemerintah dapat memilih salah satu dari kedua pendekatan tersebut.

Idealnya, peta proses bisnis disusun bersamaan dengan penyusunan struktur organisasi. Dengan demikian, peta ini akan memberikan jawaban atas struktur organisasi yang akan dibentuk sesuai dengan visi, misi, tujuan dan strategi. Namun, hal ini sulit dilakukan karena umumnya struktur organisasi beberapa instansi pemerintah sudah terbentuk terlebih dahulu. Karena itu, peta proses bisnis dapat disusun setelah ditetapkannya struktur organisasi.

Penyusunan peta proses bisnis adalah bersifat siklus. Siklus ini menyangkut aspek persiapan, pengembangan, penerapan, hingga pemantauan dan evaluasi.  Dalam tahap persiapan, instansi pemerintah melakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi, tujuan, dan sasaran mereka.

Dalam tahap pengembangan, instansi pemerintah akan melakukan pemetaan proses bisnis yang representatif sehingga tergambar dengan jelas proses apa saja yang harus dilakukan untuk melaksanakan visi dan misi organisasi.

Dalam tahap penerapan, peta proses bisnis yang telah disusun kemudian disahkan agar dapat diimplementasikan. Dalam tahap penerapan ini, unit organisasi yang menangani ketatalaksanaan akan mengendalikan dan menerapkan peta proses bisnis.

Penerapan peta ini menjadi hal yang sangat penting agar tidak hanya menjadi sebatas dokumen, tetapi menjadi acuan dalam menjalankan proses kerja antarunit organisasi di suatu instansi pemerintah.

Dalam tahapan terakhir, yaitu pemantauan dan evaluasi, instansi pemerintah mengevaluasi keberadaan dan pemanfaatan peta proses bisnis yang nantinya  menjadi dasar perbaikan di masa mendatang. ( Kominfo Kendal / heDJ )