Tugas Pokok dan Fungsi

Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Bagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten Administrasi Umum.

Kepala Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi Umum dalam perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang umum. 

Bagian Umum mempunyai fungsi:

a. perumusan kebijakan teknis di bidang umum;

b. pengoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang umum;

c. pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang umum;

d. pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang umum;

e. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang umum; dan

f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum di bidang umum.

Kepala Bagian Umum mempunyai rincian tugas :

a. merumuskan dan menetapkan rencana dan program kegiatan Bagian Umum berdasarkan peraturan perundangundangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

c. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal guna sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;

d. merumuskan kebijakan teknis di bidang umum sesuai peraturan perundang-undangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, perlengkapan, aset, dan keprotokolan sebagai bahan perumusan kebijakan teknis serta pedoman pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian kegiatan di bidang umum sesuai peraturan perundangundangan agar kinerja Bagian Umum mencapai target yang telah ditetapkan;

g. menyelenggarakan pelayanan prima, fasilitasi, dan inovasi di bidang umum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan guna peningkatan kualitas kerja;

h. menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam penyelenggaraan kegiatan Bagian Umum agar diperoleh hasil kerja yang optimal;

i. menyelenggarakan pengelolaan ketatausahaan Pimpinan Daerah, Sekretariat Daerah, dan Staf Ahli Bupati sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

j. menyiapkan protokoler pada kegiatan-kegiatan Pimpinan Daerah serta penerimaan kunjungan kerja dari instansi/daerah lain sesuai dengan petunjuk pimpinan dan ketentuan yang berlaku;

k. menyelenggarakan kegiatan rumah tangga dan perlengkapan guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah dan pegawai di lingkungan Sekretariat Daerah;

l. mengoordinasikan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan Sekretariat Daerah serta mengusulkan penghapusan aset tetap, aset tidak berwujud dan barang persediaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

m. menyelenggarakan pengelolaan kebersihan, pertamanan, dan persampahan di lingkungan kantor bupati, wakil bupati, dan Sekretariat Daerah agar tercipta lingkungan kerja yang bersih, rapi, asri, dan nyaman;

n. menyelenggarakan fasilitasi kunjungan kerja dari instansi/pemerintahan daerah lain sebagai tamu Pemerintah Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

o. melaksanakan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian fungsi-fungsi manajemen administrasi perkantoran agar terwujud pelayanan prima;

p. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Umum dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan kepada pimpinan dan kebijakan tindak lanjut;

q. melaporkan pelaksanaan tugas kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi;

r. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;

s. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan

t. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi Bagian Umum. 

 

Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Umum dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang ketatausahaan.

Kepala Subbagian Tata Usaha mempunyai rincian tugas :

a. menyusun rencana dan program kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;

c. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;

e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;

f. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;

g. melaksanakan pengelolaan surat menyurat Sekretariat Daerah serta mendistribusikan surat masuk ke Bagianbagian sesuai disposisi pimpinan;

h. menyiapkan administrasi persuratan perjalanan dinas, kunjungan kerja Pimpinan Daerah, Staf Ahli Bupati, dan pegawai di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai ketentuan dan disposisi pimpinan;

i. mengoordinasikan dan memberikan bimbingan kepada staf administrasi/ketatausahaan Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, dan Staf Ahli Bupati agar pelaksanaan tugas dapat optimal dan berjalan lancar;

j. melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundangundangan;

k. menyiapkan dan menyediakan konsumsi/akomodasi kegiatan rapat-rapat pimpinan serta kunjungan tamu pemerintah daerah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan;

l. memfasilitasi dan mengelola ketatausahaan Pimpinan Daerah dan Staf Ahli Bupati sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;

m. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan pada Subbagian Tata Usaha untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;

n. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;

o. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;

p. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;

q. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan

r. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya. 

 

Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan 

Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum.  Kepala Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan sebagaimana dimaksud  mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Umum dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi, dan pelaporan kegiatan di bidang rumah tangga dan perlengkapan.

Kepala Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai rincian tugas :

a. menyusun rencana dan program kegiatan Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;

c. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;

e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;

f. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;

g. menyiapkan perlengkapan dan sarana prasarana kegiatan rapat, upacara, apel bersama, pameran, penerimaan kunjungan tamu, dan kegiatan lainnya di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai dengan petunjuk pimpinan;

h. menyiapkan perlengkapan dan sarana prasarana untuk menunjang kegiatan Pimpinan Daerah dan pejabat daerah pada acara peresmian, pameran, kunjungan kerja di daerah, dan kegiatan lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan;

i. merencanakan, memproses dan melaporkan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan Pimpinan Daerah dan Sekretariat Daerah serta mengusulkan penghapusan aset tetap, aset tidak berwujud dan barang persediaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

j. melaksanakan penatausahaan, inventarisasi, dan pelaporan aset semesteran dan tahunan untuk tertib administrasi serta melakukan pengawasan, pengendalian, pemeliharaan aset tetap dan aset tidak tetap Sekretariat Daerah agar dapat digunakan optimal;

l. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja yang membidangi pengadaan barang dan jasa dan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Daerah dalam rangka pengadaan barang dan jasa Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

m. menyiapkan bahan dan pedoman tata pelaporan asset bagi para bendahara barang di lingkungan Sekretaris Daerah serta memberikan fasilitasi dan konsultasi di bidang asset guna kelancaran pelaksanaan tugas;

n. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan subbagian rumah tangga dan perlengkapan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;

o. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;

p. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir,pemberian penghargaan dan sanksi;

q. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansipelaksanaan kegiatan;

r. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan

s. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya. 

 Subbagian Protokol dan Dokumentasi dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum.

 

Kepala Subbagian Protokol dan Dokumentasi

Kepala Subbagian Protokol dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Umum dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang protokol dan dokumentasi.

Untuk melaksanakan tugas, Kepala Subbagian Protokol dan Dokumentasi mempunyai rincian tugas :

a. menyusun rencana dan program kegiatan Subbagian Protokol dan Dokumentasi berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;

c. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;

e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;

f. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;

g. menyiapkan bahan dan memfasilitasi tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu Pemerintah Kabupaten Kendal serta melaksanakan koordinasi teknis dengan unit kerja/organisasi perangkat daerah dalam rangka sinkronisasi penyiapan protokoler pada kegiatan yang melibatkan pimpinan Daerah;

h. menyiapkan bahan dan memfasilitasi protokoler Pimpinan Daerah dalam kegiatan seremonial baik resmi maupun tidak resmi sesuai ketentuan yang berlaku;

i. menyiapkan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan kepada pimpinan organisasi perangkat daerah dan desa terhadap rencana kunjungan kerja pimpinan Daerah;

j. menginformasikan jadwal dan petugas apel bersama kepada Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah dan organisasi perangkat daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

k. menyusun jadwal kegiatan pimpinan Daerah sesuai disposisi serta menyampaikan informasi kepada pihak internal maupun eksternal dalam rangka pertemuan / audensi dengan pimpinan Daerah;

l. menyusun konsep naskah sambutan Bupati untuk kegiatan upacara, apel dan kegiatan lainnya serta mendokumentasikan naskah sambutan Bupati;

m. memberikan layanan informasi jadwal kegiatan pimpinan Daerah serta menggunakan aplikasi/sistem informasi dalam rangka menyediakan informasi yang cepat dan akurat tentang update jadwal kegiatan kepada pimpinan Daerah;

n. mengoordinasikan dan memberikan bimbingan kepada ajudan Bupati dan Wakil Bupati agar pelaksanaan tugas dapat optimal dan berjalan lancar;

o. menyiapkan bahan dan fasilitasi bimbingan teknis atau pelatihan di bidang keprotokolan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

p. melaksanakan pendampingan pada kegiatan-kegiatan pimpinan Daerah guna menjamin kelancaran dan tertib tata protokoler;

q. menyiapkan bahan dan melaksanakan pendokumentasian kegiatan pimpinan Daerah;

r. menyiapkan konsep naskah dinas yang berkaitan dengan izin Bupati dalam hal berhalangan menghadiri kegiatan /rapat di Daerah, tingkat provinsi, dan tingkat pusat;

s. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan pada Subbagian Protokol dan Dokumentasi untuk peningkatan kualitas pelayanan publik;

t. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Subbagian Protokol dan Dokumentasi dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;

u. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi;

v. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;

w. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan

x. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.